การตกแต่งสำนักงาน

แนวคิดในการออกแบบตกแต่งสำนักงาน

นอกจากสำนักงานจะเป็นพื้นที่ทำงานยังเป็นสถานที่ที่ลูกค้าของคุณจะมาพบปะ พูดคุย เจรจาธุรกิจ สถานที่แห่งนี้ต้องให้ออกแบบให้พนักงานทำงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ การติดต่อกันระหว่างแผนกต้องต่อเนื่อง ลื่นไหลไม่สะดุด บรรยากาศของโถงต้อนรับหรือห้องประชุมต้องโอ่อ่า สวยงาม ดูน่าเชื่อถือ เป็นหน้าเป็นตาให้กับองค์กร

การจัดวางพื้นที่ของแผนกต่างๆ  เช่น ฝ่ายการตลาด  ฝ่ายขาย  ฝ่ายบัญชีและการเงิน  ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ห้องประชุม ห้องบริหารควรจะตั้งอยู่ในบริเวณไหนของพื้นที่โดยรวม เรามีแนวทางการจัดวางตำแหน่งแผนกต่างๆดังนี้

ในส่วนของพื้นที่ทำงานของพนักงาน( Back Office ) ก็ต้องมีการจัดแบ่งโซนเช่นกัน  โดยเริ่มจากแผนกที่มีการเคลื่อนไหวมาก นั่นคือ ฝ่ายการตลาดและฝ่ายขาย แผนกดังกล่าวเป็นแผนกที่ทำรายได้ให้กับองค์กร ต้องติดต่อลูกค้าอยู่ตลอดเวลาจึงควรอยู่ด้านหน้าๆของพื้นที่สำนักงาน  ถ้าแบ่งเป็นชั้นๆก็ควรอยู่ชั้นล่างๆ แผนกต่อมาควรเป็นแผนกทรัพยากรบุคคลแผนกไอที แผนกเทคนิคและบริการ แผนกจัดซื้อ ฯลฯ แผนกที่อยู่ด้านในสุดควรเป็นฝ่ายบัญชีการเงินเนื่องจากฝ่ายนี้ไม่จำเป็นต้องติดต่อกับลูกค้า มีเอกสารมากที่เป็นความลับหรือหากต้องติดต่อกับบุคคลภายนอก อาจต้องกันพื้นที่บางส่วนด้านหน้าของฝ่ายสำหรับติดต่อวางบิลรับเช็ค เป็นต้น

เริ่มจากประตูทางเข้าหลัก ซึ่งพื้นที่ใช้สอยด้านหน้าสุด ( Front Office )ประกอบไปด้วย โถงต้อนรับ เคาเตอร์ประชาสัมพันธ์ ส่วนจัดแสดงสินค้า   ผนังตกแต่งจัดแสดงรางวัลหรือประกาศนียบัตรกั้นผนังแบ่งพื้นที่ให้เป็นสัดส่วน   เราควรให้ความสำคัญและลงทุนตกแต่งพื้นที่ด้านหน้าให้มาก  เพราะลูกค้าจะเกิดความรู้สึกประทับใจในครั้งแรก ( First Impression )หรือไม่  ให้ความเชื่อถือกับองค์กรของเราหรือไม่ ก็จากประสบการณ์แรกๆที่เดินเข้ามาในออฟฟิสของเรา   ถ้าตกแต่งภายในได้สวยงาม บรรยากาศดีๆ เก้าอี้พักคอยนั่งแล้วรู้สึกสบาย แอร์เย็นๆลูกค้าก็จะรู้สึกผ่อนคลายพร้อมที่อยากจะทำธุรกิจกับเรา  และเป็นการจัดโซนให้ลูกค้าไม่ต้องเดินเข้าไปด้านในที่เป็นพื้นที่ทำงานของพนักงาน หรือพื้นที่เก็บสินค้า ( Back Office )

ห้องผู้บริหาร ห้องประชุมควรอยู่ด้านในหรือบนสุด แต่แนวคิดแบบนี้ก็ไม่ใช้เรื่องตายตัว บางองค์กรให้ความสำคัญกับเรื่องที่ผู้บริหารต้องแก้ปัญหาให้กับลูกค้า เราก็มักจะเห็นตามสาขาต่างๆของธนาคารที่ห้องผู้จัดการสาขาจะอยู่ด้านหน้าๆ เรียกว่าพร้อมให้บริการลูกค้า ลูกค้าเข้าหาได้ง่าย แนวคิดการจัดโซนดังกล่าวก็สอดคล้องกับแนวคิดแบบฮวงจุ้ย ฝ่ายการตลาดหรือฝ่ายขายหมายถึงการเคลื่อนไหวก็คือมังกรเขียว ซึ่งควรจะอยู่ทางด้านขามือ เมื่อเราหันหน้าเข้าหาประตูทางเข้า เสื้อขาวหมายถึงพลังหยินที่นั่งและสงบ ซึ่งก็คือแผนกบัญชีการเงินควรจะอยู่ในตำแหน่งด้านซ้ายเมื่อหันหน้าเข้าหาประตูหรืออยู่ชั้นบนๆ ในๆ ของพื้นที่

พื้นที่ที่ใช้ทำงานควรจัดวางผังให้พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพ มีสมาธิ จึงควรแบ่งกั้นพื้นที่โดยมีผนัง (partition) เป็นตัวกั้นความเป็นสัดส่วน ปรับแสงสว่างและอุณหภูมิให้อยู่ในสภาวะน่าสบาย (comfort zone) อุณหภูมิประมาณ 22°c-27°c ความชื้นสัมพัทธ์ที่ 20%-70% ไม่จัดวางให้นั่งใกล้บริเวญหน้าต่างที่มีแสงดัดจัดทางด้านทิศใต้หรือทิศตะวันตก ระบบต่างๆต้องเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงาน เช่น ปลั๊กไฟต้องพอเพียงต่ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์, ปลั๊กระบบ lan, โทรศัพท์, ตำแหน่งการวางprinter fax อาจอยู่ในบริเวณส่วนการเพื่อ share อุปกรณ์ร่วมกัน ห้องถ่ายเอกสารควรกั้นเป็นอีกพื้นที่หรือกั้นหิ้ง เนื่องจากฝุ่นจากละอองผลคาร์บอนในหมึก โลหะที่ใช้เคลือบลูกกลิ้งเป็นต้น ผลคือจะทำให้เกิดความละคายเคืองต่อระบบทางเดินหายใจได้ อีกทั้งคงทำงานไม่มีสมธิแน่นอน เพราะบริเวณนี้จะพลุกพล่านอยู่ตลอดเวลา การจัดวางเฟอร์นิเจอร์และตู้เก็บเอกสารก็เป็นสิ่งสำคัญ ในแต่ละพื้นที่ทำงานควรมีตู้พอสมควรที่ใช้งานบ่อยๆ ในส่วนของแผนกบัญชี, การเงิน ต้องทำเป็นห้องเก็บเอกสารไปเลย...

แนวคิดที่จะทำให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น แนวคิดที่จะมีพื้นที่ให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลาย ยกตัวอย่างบริษัทที่มีชื่อเสียงเช่น google, skype, facebook หรือ บริษัทโฆษณาชั้นนำต่างๆที่มีห้องสันทนาการ มีโต๊ะสนุกเกอร์ โต๊ะปิงปอง มุมทางกาแฟเป็นต้น การให้ความสำคัญกับพนักงานโดยสร้างบรรยากาศที่น่าทำงาน ยังเป็นอีกเหตุผลที่เราจะรักษาคนเก่งๆไว้ในองค์กรได้อย่างยาวนานนอกเหนือจากค่าตอบแทนและชื่อเสียงขององค์กร

พื้นที่ที่ต้องให้ความสำคัญกับการตกแต่งมาก ๆ ก็คือ ส่วนโถงต้องรับด้านหน้า เพราะเป็นพื้นที่แรกที่จะสร้างควมประทับใจหรือสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร บรรยากาศและโทนสีควรออกแบบให้สอดคล้องกับอัตลักษณ์ขององค์กร (corporate identity) เช่น โลโก้องค์กร, สีองค์กร, ยูนิฟอร์มของพนักงาน, สิ่งพิมพ์ เช่น นามบัตร, หัวจดหมายและซองจดหมาย รถสั่งสินต้า website หรือสื่อต่างๆที่ลูกค้าเคยพบเห็นและจดจำได้ บรรยากาศต้องอบอุ่นและรู้สึกผ่อนคลาย มีจุดปะทะสายตาเมื่อต้องนั่งคอย เช่น ผนังตกแต่ง, ผนังติดบอร์ด certificate รางวัลต่างๆที่ได้รับ, กิจกรรมประชาสัมพันธ์องค์กรเพื่อสังคม (csr) ตัวอย่างสินค้า ผู้ก่อตั้งและประวัติของผู้นำองค์กรยามได้มาเยือน ตู้ปลาสวยงาม, ต้นไม้, งานศิลปะประติมากรรม, วัสดุตกแต่งและการจัดแสงไฟก็ต้องเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในบริเวณนี้

อีกพื้นที่นั่นก็คือ พื้นที่ห้องประชุม เนื่องจากเป็นอีกพื้นที่ที่ต้องใช้สำหรับพูดคุยธุรกิจกับลูกค้า นอกจากบรรยากาศแล้วอุปกรณ์ต่างๆเพื่อการประชุมเช่น จอโทรทัศน์ขนาดใหญืหรือฉากฉาย projector เพื่อช่วยในการนำเสนอ การออกแบบระบบแสง สี เสียงเพื่อปรับให้สมดุลและสอดคล้องกับการนำเสนอ รูปแบบของการวางโต๊ะประชุม ไมโครโฟน คอมพิวเตอร์ เครื่องบันทึกการประชุมตลอดจนการออกแบบเพื่อป้องกันการสะท้องของเสียง (echo)

รูปแบบโถงต้อนรับไม่จำเป็นต้องกั้นเป็นห้องที่เป็นสัดเป็นส่วน การออกแบบสร้างผนัง แบ่งพื้นที่และมีช่องทางเดิน ด้านหลังก็สามารถทำได้ ตกแต่งผนังดังกล่าวให้สวยงาม ติดโลโก้ขององค์กรใช้สีหลักๆขององค์กรที่ผนังส่วนนี้ หากในส่วนพื้นที่ทำงานต้องการควบคุมเรื่องความปลอดภัยก็สามารถทำประตูกั้นโดยติดตั้ง key card เพื่อควบคุมการเข้าออกของสถานที่ ผนังห้องประชุมไม่จำเป็นต้องเป็นผนังทึบเสมอไป ชุดประชุมสวยๆผนังบางส่วนตกแต่งเท่ห์ๆให้สามารถมองเห็นบรรยากาศภายในได้จากภายนอกก็พอแล้วที่จะสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าผู้มาติดต่อณ สถานที่แห่งนี้

ห้องผู้บริหารแต่ละแผนกควรกระจายกันไปตามแผนกนั้นๆไล่ตั้งแต่พื้นที่สำหรับพนักงานในแผนกนั้นๆ ถัดเข้ามาเป็นหัวหน้าฝ่าย supervisor ซึ่งก็ควรมีเก้าอี้สำหรับผู้มาติดต่อพูดคุยสัก 2 ที่นั่ง มีผนัง partition กั้นให้เป็นสัดส่วน ไม่ถึงกับต้องกั้นเป็นห้องๆเนื่องจากถ้ากั้นเป็นห้องๆ การออกแบบระบบเครื่องปรับอากาศจะต้องทำมากขึ้นเช่น ถ้าเป็นระบบแอร์รวม (เดินท่อ duct) ก็ต้องแยกทำหัวจ่ายลมเย็นและหัวจ่ายลมกลับหรือต้องติดแอร์แบบแยกส่วนเพิ่มขึ้นมา ห้องผู้จัดการแผนกจำเป็นต้องกั้นเป็นห้องให้เป็นสัดส่วนแต่สามารถมองทะลุเห็นการทำงานของลูกทีมได้ เพราะบางครั้งการพูดคุยจะเป็นไปในลักษณะที่เป็นเรื่องที่ไม่ต้องการให้คนอื่นได้รับรู้ ห้องผู้บริหารควรอยู่ในตำแหน่งที่ใกล้หรือติดกับกระจกผนังของอาคารสำนักงาน บรรยากาศด้านนอกจะช่วยลดความตึงเครียดในการทำงานได้ ผนังด้านหลังของโต๊ะทำงานของผู้บริหารควรควรทึบตัน ในเรื่องของจิตวิทยาก็จะทำให้รู้สึกถึงสมาธิและความมั่นคง ในเรื่องฮวงจุ้ยก็เหมือนมีภูเขาอยู่ด้านหลังให้ได้พิง เปรียบเสมือนมีผู้ใหญ่ให้ความช่วยเหลือ สนับสนุน ประตูทางเข้าห้องควรอยู่ด้านหน้าที่มองเห็นการเข้าออกได้
 
ระบบต่างๆ ในสำนักงาน

พื้นที่ภายในอาคารสำนักงานขนาดใหญ่จะมีระบบต่างๆในอาคารที่ได้มาตรฐานเช่น ระบบเครื่องปรับอากาศใช้ระบบท่อส่งลมเย็น (air grill) ไปตามจุดต่างๆ ระบบลมหมุนเวียนกลับ (return air grille) ระบบดับเพลิงอัตโนมัติ (sprinker) ตั้งดักจับควัน (smoke detector) ตัวดักจับความร้อน (heat detector) ตัวกระจายสัญญาณ wifiโคมไฟ ท่อน้ำดี น้ำทิ้งสำหรับพื้นที่เตรียมอาหารและเครื่องดื่ม ถ้าเป็นพื้นที่โล่งๆ ไม่ต้องกั้นผนังห้องก็ไม่เป็นปัญหา หากต้องกันพื้นที่เป็นห้องต่างๆ ออกแบบหลุมผ้ายก step ซ่อนไฟ ระบบดังกล่าวต้องมีการปรับแก้ไขให้สอดคล้องกับการจัดวางพื้นที่ห้องและตรงตามเกณฑ์มาตรฐานการออกแบบตามระบบนั้นๆ

อ้างอิง : http://www.gee-square.com/Blog/การตกแต่งสำนักงาน-blog.aspx